Ricordo bene quando da bambina arrivava il fatidico momento di comprare il diario nuovo, solitamente all’inizio dell’anno scolastico. Da quelli coi pupazzetti e le vignette delle elementari, alla mitica Smemoranda da decorare e farcire a sandwich con foto, cartoline, poesie e ritagli di giornale, delle superiori. Alcune sono delle opere d’arte e le ho conservate. Non mi dilungo sull’amore sfrenato che ho per le cartolerie: penne, gomme, colori, quaderni… Ho imparato a contenere il mio entusiasmo. Oggi ti parlerò dell’agenda.

L’agenda è uno strumento che mi ha accompagnata in tutto il mio percorso formativo e lavorativo, che mi ha semplificato la vita e fatto risparmiare tanto tempo ed energie, che mi ha permesso di non dimenticare ricorrenze e di arrivare in ufficio con l’abbigliamento adatto alla giornata che avrei dovuto affrontare.

Ma andiamo per gradi.

Cosa intendo con agenda?

Per me l’agenda è innanzitutto cartacea ed è quello strumento dove segnare gli aspetti prevedibili delle mie giornate. Colgo l’utilità dei calendari digitali condivisi, che mi capita di usare per progetti con altre persone, ma quando riguarda l’organizzazione del mio tempo non ho dubbi: scelgo la carta.

Scrivere su un supporto esterno (immaginiamolo come un hard disk) aiuta a liberare la RAM, come mi piace sempre dire, e a utilizzare il cervello come strumento pensante e creativo, e non come archivio.

Formati

Esistono in commercio tantissimi modelli: giornaliera, settimanale, piccola, grande, a spirale. Ci sono agende molto semplici e planner elaborati che danno la possibilità di fare tante cose, come progettare e programmare, inserire liste e pensieri, fino ad arrivare ai  bullet journal, dei veri e propri folder artistici. Sono molto belli da vedere e favoriscono la creatività ma per me non funzionano. Una delle mie regole organizzative preferite è “un posto per ogni cosa, ogni cosa a suo posto”. Gli impegni in agenda, la creatività su altri supporti, senza limite alla fantasia.

L’agenda è la bussola della mia giornata, che mi indica la rotta, non è lo strumento con cui creo e pianifico, per cui ho bisogno di molto più spazio, di scrivere in brutta e fare brainstorming prima di arrivare alla versione finale.

Il formato che preferisco è quello settimanale: aprendo l’agenda sulla scrivania si ha una visione completa della settimana. Per quanto riguarda la grandezza uso un A5, che è pratico, leggero e sta facilmente in borsa. Se hai una scrittura grande o molti impegni nell’arco della giornata da dettagliare, puoi optare per un formato più grande. Per funzionare, l’agenda deve essere il tuo braccio destro: sempre aggiornata e a portata di mano per segnare o modificare appuntamenti all’occorrenza.

Una o più agende?

Anche qui il mio suggerimento è sempre quello di semplificare: nella gestione di tempo e impegni la persona deve essere sempre al centro. Indipendentemente dal fatto che si tratti della riunione col collega, o della visita dal dentista, il protagonista sei sempre tu: se sei in un posto non puoi essere in un altro. Se hai fatto un piccolo intervento dal dentista, dovrai tenerne conto nell’organizzazione della tua giornata, e quindi meglio avere tutto in un’unica agenda.

Altro aspetto fondamentale: meno strumenti abbiamo più saranno affidabili, meno tempo perderemo a verificare la nostra disponibilità e minore sarà il margine d’errore (non vorrai mica saltare la recita di Natale di tuo figlio, segnata sull’agenda “famiglia”, perché nell’agenda “lavoro” hai fissato proprio a quell’orario una presentazione digitale con 50 persone….).

Ricordiamoci anche che i pensieri intrusivi hanno la stessa capacità di interromperci e deconcentrarci, sia che si tratti del compleanno dell’amica, o della scadenza per la consegna di un report, e per salvaguardare la nostra attenzione e concentrazione è importante dedicare loro la stessa cura.

Cosa scrivere su un’agenda

Se vogliamo che l’agenda ci indichi la rotta della nostra giornata dobbiamo usarla per segnare impegni ed eventi certi, non quello che “vorremmo” fare. Quindi sì a:

• Compleanni, ricorrenze;
• Scadenze;
• Appuntamenti che abbiano un orario e un giorno fisso.
• Eventi avvenuti nel passato che vogliamo ricordare.

Non va usata per:

• Lista delle cose da fare;
• Attività che dovremmo fare in un certo periodo ma non hanno una scadenza precisa;
• Scrivere appunti casuali;
• Appuntare ricette di cucina (no davvero, non farlo).

Come compilare l’agenda

Non c’è niente di più sgradevole di un’agenda tutta pasticciata dove non si capisce a colpo d’occhio che cosa ci aspetta nel corso della giornata. Segue qualche consiglio per scongiurare questo scenario.

Scrivere a penna le ricorrenze fisse, per esempio anniversari, compleanni (che sicuramente non cambieranno) nella parte alta della giornata, o in quella bassa, in modo da non occupare la zona oraria che utilizzerai per segnare i vari impegni legati ai diversi momenti della giornata.

Scrivere a matita impegni, appuntamenti, riunioni, incontri che potrebbero essere spostati di giorno e ora, o cancellati. Sarà facile con la gomma correggere e liberare quello spazio.

Segnare chiaramente gli impegni, utilizzando lo schema: “Cosa/Con chi/Argomento/Dove”, per esempio: “Riunione/Clara/per progetto negozi/Zoom” oppure “Call/Fabio/per Blog/n. di telefono”, in modo da avere tutti gli elementi per sapere di cosa si tratta, invece di un generico “Riunione” che non ci trasmette niente di quello che dovremo fare/con chi.

Circoscrivere con un box a matita lo slot orario che dedicherai a una certa attività (a proposito, chiedi sempre quanto durerà una riunione un incontro, o stabiliscilo tu, per evitare che si dilunghi inutilmente o di dover interrompere prima della conclusione). Se metto solo l’orario di inizio penserei di avere molto più tempo libero di quello che ho.

Un altro accorgimento importante è quello di segnare visivamente il tempo collaterale, per esempio: se ho un incontro altrove, devo bloccare in agenda il tempo necessario per lo spostamento, se ho bisogno di prepararmi o di fare alcune riflessioni personali a valle di un incontro, bloccherò il relativo tempo in agenda (a me piace tratteggiare a matita questo tempo accessorio, prima e/o dopo l’impegno). Questa pratica è essenziale per sapere di quanto tempo realmente dispongo per fare il resto.

Uno dei motivi di maggior frustrazione legati alla gestione del tempo è che non si è realistici rispetto al tempo effettivo di cui disponiamo, ci prefissiamo troppe cose da fare in un tempo che è già occupato da altro e non portiamo a termine quello che volevamo. Il tempo è una risorsa e come tale va compresa e gestita.

È importante segnare in agenda non solo gli appuntamenti già presi, ma anche le disponibilità che si danno agli altri prima di fissare un incontro.

Esempio: devo fare una riunione con Sara:

1. Mando a Sara 3 disponibilità orarie, sapendo che ne confermeremo solo 1;
2. Segno in matita in agenda tutte e 3 le disponibilità orarie, con di fianco un punto interrogativo “?”;
3. Nel momento in cui Sara mi conferma 1 delle 3 opzioni, metto un piccolo segno di spunta di fianco allo slot confermato e cancello quelli che non servono più;
4. Questa modalità è utile per non accavallare impegni o non dovere ritrattare e posticipare appuntamenti che coinvolgono gli altri.

Quando consultare l’agenda

L’agenda deve essere consultata tutte le volte che:

• Devo fissare un appuntamento, personale o lavorativo;
• Alla mattina per un ripassino della giornata che ci attende;
• Alla sera, per sapere che giornata affronteremo il giorno successivo (e pianificare le attività nel tempo che rimane libero da impegni “fissi”);
• Durante il weekend, per capire che settimana si prospetta e se ci sono attività che devo preparare in anticipo, in modo da prevedere per tempo i pezzi necessari.

Come segnare impegni relativi all’anno che verrà

Può capitare di dovere segnare impegni con molti mesi di anticipo. Io uso le ultime due pagine dell’agenda, di solito bianche, per segnare gli impegni del prossimo anno (data/ora/impegno). Arrivati a fine anno sarà facile trasferirli sulla data esatta della nuova agenda.

Buona pianificazione e se hai bisogno di una mano a gestire meglio il tuo tempo e le tue giornate dai un’occhiata qui.

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